Una de las tendencias en eventos en 2018 es la sostenibilidad y el economizar tanto materiales como presupuesto innecesario. Estudios indican que esto es una realidad y al mismo tiempo significa un desafío importante para los planificadores de eventos y agencias.

Esto proviene de que los presupuestos están manteniéndose sobre las mismas cifras anteriores o están reduciéndose considerablemente, pero las expectativas y los costes son las mismas o incluso mayores que antes.

No hay trucos mágicos como tal, pero podemos aplicar ciertas medidas que van a ayudar a reducir el coste, economizar en nuestros gastos y darle mayor valor al proyecto del evento.

• Evitar servicios de catering que interrumpen el networking

Uno de los principales problemas dentro del networking en eventos, es que en más ocasiones de lo que creemos se dificultan mediante la introducción de platos, vasos y cubiertos que los asistentes tienen que recoger y llevar de un lado a otro de la sala, cuando normalmente hay poco tiempo para hacer negocios en estos descansos.

Una forma fácil de cambiar esto es ofrecer canapés en vez de un menú de buffet o platos. Se convierte entonces en una forma más fácil de alimentar a los invitados. Los meseros pueden pasar las charolas y atender a los asistentes sin que estos tengan que interrumpir sus conversaciones.

Esto evitará la elaboración de complicadas y más costosas comidas que en muchos de los casos no son disfrutadas como se debería.

• Unificar los objetos de regalos en una sola bolsa

Si tenemos un evento o congreso donde se le obsequiarán objetos a los invitados, si son numerosos y de diferentes empresas o proveedores, una de las tendencias es unir todos estos regalos en una única bolsa.

Aunque parezca un gesto simple, el utilizar bolsas reciclables en vez de varias bolsas de plástico pueden ahorrar bastante dinero por asistente.

• Usar flyers en vez de apps o viceversa

No todos los eventos tienen las mismas características y necesidades. Cuando se habla de una audiencia acostumbrada y enfocada al uso de la tecnología, quizás una app es la mejor solución para ese evento.

Sin embargo, muchos eventos no requieren realmente el uso de estas apps, que pueden llegar a costar dependiendo de la complejidad y servicios que ofrezcan.

Unos flyers pueden ser una mejor solución, o si el gasto en impresión es más significativo, una app. Pero hay que evitar el usar ambas opciones ya que sólo suponen un gasto mayor.

• Invierte en experiencias que merezcan la pena el gasto

Muchas empresas cuando piden un factor “VIP” a una agencia o planificadores de eventos piensan en alfombras rojas, o en una escenografía llena de lujo y excentricidades. Pero muchas veces no tiene por qué ser así.

¿Por qué no invertir ese dinero en una sala o lounge exclusivo dentro de la localización donde los asistentes pueden interactuar con los speakers o los invitados especiales?

• Invita a un speaker que use su exposición como patrocinio

A veces, el gasto de invitar a un ponente supone coste de transporte, acomodación y gastos comunes, más el salario por su ponencia.

Aunque es normal que un servicio como este tenga su consecuente pago, es posible negociar el hablar sobre casos que sirvan de promoción a este speaker o a su ponencia (un libro que ha escrito, casos de éxito, el lanzamiento de su nuevo producto o servicio, etc).

En estos casos, el tener una plataforma donde poder promocionar sus propios intereses (personales o de empresa) puede resultar en una negociación en la que se puede intentar conseguir una cifra más ajustada.